RÉMUNÉRATIONS ALTERNATIVES 2: LES FRAIS PROPRES À L’EMPLOYEUR

RÉMUNÉRATIONS ALTERNATIVES 2: LES FRAIS PROPRES À L’EMPLOYEUR

Rémunérations alternatives 2 : les frais propres à l’employeur

Dans le cas où l’employé doit faire face à des dépenses professionnelles qui ne sont pas remboursées par notes de frais, l’employeur peut payer un montant forfaitaire mensuel à son salarié afin de couvrir de telles dépenses.

Le montant forfaitaire n’est soumis ni au précompte professionnel, ni aux cotisations de sécurité sociales pour l’employé, et l’employeur peut déduire ce montant soit entièrement, soit partiellement s’il s’agit de frais dont la déduction est limitée par le code fiscal (ex : frais de voiture, frais de représentation).

Idéalement, le bénéficiaire devrait conserver les preuves de ces dépenses professionnelles (ex : factures, tickets, preuves de paiement) durant les 3 ou 4 premiers mois afin de démontrer la réalité de ces frais lors d’un contrôle fiscal éventuel.

Les frais propres à l’employeur versés au salarié doivent être mentionnés sur la fiche de salaire mensuelle en indiquant s’il s’agit de normes sérieuses (c’est-à -dire que le montant ne peut pas dépasser celui qui est attribué par l’Etat à ses fonctionnaires) ou pas.

L’ONSS a défini des montants à ne pas dépasser pour bénéficier de l’exonération :

a.       Remboursement de 0,3653€ par km pour les trajets du domicile au lieu de travail ou pour des déplacements professionnels

b.       Remboursement de 0,24€ par km pour les trajets à vélo du domicile au lieu de travail ou pour des déplacements professionnels

c.       Frais de séjour en Belgique couvrant repas et logement : 35€ par jour

d.       Frais de bureau à domicile couvrant électricité, gaz, matériel de bureau : 126,94€ par mois

e.       Frais de parking si le salarié doit payer régulièrement des frais de stationnement : 15€/mois

f.        Frais de garage : 50€/mois

g.       Frais de car-wash : 15€/mois

h.       Frais de repas pour les salariés qui sont en route pendant au moins 6 heures : 17,06€/jour, mais limitée à 16 jours par mois et 40 jours par année calendrier (consécutifs ou non) au même endroit.  Dans ce dernier cas, le fisc estime qu’il s’agit d’un lieu de travail fixe et l’employé ne peut pas percevoir d’indemnité journalière pour les jours passés chez cette relation d’affaires.

Par contre, il n’y a pas de forfait déterminé pour des frais de représentation qu’un employeur verserait à son salarié.  Ce forfait couvre en général les frais engagés pour attirer des clients, les maintenir satisfaits, et constituer un réseau professionnel.  Il peut s’agir de cadeaux d’affaires, de drinks, de fleurs, etc…  Etant donné qu’il n’est pas toujours possible d’obtenir un justificatif pour de tels frais, ils peuvent être payés mensuellement sous forme de forfait.  Il faut évidemment que cela reste réaliste par rapport à la fonction exercée.

Les frais de représentation sont déductibles à concurrence de 50% pour l’employeur.


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